Risposte alle domande più frequenti – Archivio dei rapporti con operatori finanziari

L’INPS, ai fini del calcolo dell’attestazione ISEE (lndicatore della Situazione Economica Equivalente), verifica, con modalità automatica, i dati dichiarati nella sezione FC2 (patrimonio mobiliare) della DSU (Dichiarazione Sostitutiva Unica) dal cittadino, con i dati presenti nell’Archivio dei rapporti finanziari.

Qualora, a seguito dei controlli sui dati del patrimonio mobiliare vengano rilevate delle omissioni e/o difformità, queste sono evidenziate e segnalate al cittadino in un apposito riquadro dell’attestazione, con l’indicazione dell’operatore finanziario interessato e dei rapporti incoerenti.

In tal caso, il cittadino per chiedere chiarimenti ed eventuale documentazione sul proprio patrimonio mobiliare deve rivolgersi esclusivamente all’intermediario (Banca, Poste Italiane, ecc.) che ha comunicato i rapporti finanziari.

Se la banca, o altro operatore finanziario, interpellata dal cittadino, a seguito di istruttoria rilevi che le incoerenze siano riferibili a comunicazioni da essa stessa effettuate all’Archivio dei rapporti finanziari:

  • deve senza ritardo procedere all’invio dei flussi correttivi per rimuovere l’anomalia relativa al caso concreto. Si ricorda che la correzione del rapporto va effettuata inviando dei flussi con modalità di invio straordinario 2 – e tipo comunicazione 2 “aggiornamento/sostituzione”
  • verificare se il disallineamento non sia dovuto a errori sistematici e ricorrenti dovuti per esempio a:
    • dati contabili errati negli importi
    • rapporti la cui chiusura non è stata trasmessa (rinvenibili per esempio dagli esiti 409)
    • rapporti tecnici erroneamente comunicati
    • rapporti relativi a titolari di ditta individuali inviati con partita Iva anziché con codice fiscale
    • rapporti di soggetti estinti e incorporati con dati errati (rinvenibili per esempio dagli esiti 409 e 408).

Si ricorda che elementi utili all’analisi delle cause di difformità possono essere:

1.gli esiti di elaborazione (principalmente gli esiti 409)
2.la fotografia di consistenza
3.gli esiti di migrazione
4.le ricevute di invio (in particolare quelle di scarto o di segnalazione con warning sul codice fiscale)
5. il prospetto sintetico annuale delle informazioni comunicate all’Archivio dei rapporti, eventualmente reso disponibile ai propri clienti dagli operatori finanziari che intrattengono rapporti rilevanti ai fini della normativa ISEE.

In caso di cessazione dell'operatore finanziario si applicano le disposizioni del punto 4 del provvedimento del 20 dicembre 2010, come sostituito dal punto 3 del Provvedimento del 10 febbraio 2015 [ Operatori finanziari interessati da operazioni straordinarie, scissioni totali e cessioni del ramo finanziario o di azienda ]. Tali disposizioni richiamano la responsabilità integrale del soggetto incorporante per tutti gli adempimenti connessi al subentro nella posizione del soggetto incorporato.
Con la fusione infatti, l’incorporante diviene intestatario, attraverso la comunicazione di c.d. ‘Presa in carico ’ (comunicazione di tipo 8), di tutti i rapporti riferiti al soggetto incorporato nell’Archivio dei Rapporti Finanziari. Tra questi possono esservi anche rapporti in essere e poi cessati in periodi antecedenti alla data dell’operazione societaria che, normalmente, dovrebbero essere stati oggetto di comunicazione di chiusura da parte del soggetto incorporato.
Qualora però, la cessazione contabile e amministrativa dei suddetti rapporti non abbia trovato corrispondenza nella comunicazione di chiusura all’Archivio dei Rapporti Finanziari, accade che gli stessi rapporti rimangano attivi e vengano, dalla data di acquisizione della ‘Presa in carico ‘, riferiti al soggetto risultante dalla fusione.
Si raccomanda pertanto, agli operatori finanziari interessati da processi di integrazione che prevedano operazioni societarie regolate dal punto 3 del Provvedimento del 10 febbraio 2015, di effettuare una attenta verifica che tutti gli adempimenti finalizzati all’acquisizione di una corretta posizione in Archivio delle entità da incorporare siano realizzati prima dell’operazione.

La circolare n. 18/E del 2007 al paragrafo 4.2 annovera tra i rapporti oggetto di comunicazione da parte delle holding:

  1. le partecipazioni;
  2. i finanziamenti ricevuti dai soci della holding e quelli effettuati dalla holding alle società partecipate;
  3. i prestiti obbligazionari, sia quelli emessi dalla holding e sottoscritti da terzi, sia quelli emessi dalle partecipate o da terzi, e sottoscritti dalle holding medesime;
  4. il rapporto finanziario corrispondente al contratto di tesoreria accentrata per le holding appartenenti ad un gruppo, c.d. "cash pooling";
  5. il rilascio di garanzie a terzi a favore di società partecipate ed il rilascio di garanzie da parte di terzi nell'interesse della holding a favore dell'intermediario presso cui viene acceso il rapporto di finanziamento (fatta eccezione per le garanzie già comprese nel contratto stesso di finanziamento).

Tra i prestiti obbligazionari indicati al punto 3 sopra riportato rientrano gli strumenti finanziari partecipativi e non partecipativi emessi ai sensi dell'art. 2346 sesto comma c.c.

In particolare:

  • le partecipazioni sono oggetto di comunicazione all'Archivio se iscritte in bilancio tra le immobilizzazioni finanziarie. Esse vanno comunicate all'Archivio con il codice rapporto 22;
  • i finanziamenti, i prestiti obbligazionari e gli strumenti finanziari partecipativi e non partecipativi, sia quelli emessi dalla holding e sottoscritti da terzi, sia quelli emessi dalle partecipate o da terzi, e sottoscritti dalle holding medesime, devono essere comunicati con il tipo rapporto 18;
  • il c.d. "cash pooling" è da comunicare con il codice rapporto 01 e, pertanto, i relativi dati contabili seguono le stesse regole di valorizzazione previste per i conti correnti; il soggetto obbligato alla comunicazione è la sola capogruppo o 'pool leader' o comunque il soggetto mandatario per la gestione della tesoreria del gruppo; non è richiesta alcuna comunicazione alle società aderenti al 'pool';
  • le garanzie, sono da comunicare col codice rapporto 16.

Il criterio di valorizzazione delle grandezze contabili della comunicazione all’Archivio dei Rapporti Finanziari è riportata nella “Tabella dei saldi iniziali e finali e delle movimentazioni”.
La citata tabella - parte integrante dapprima del provvedimento del 25 marzo 2013, ripubblicata con l’aggiunta del valore relativo alla Giacenza Media Annua con provvedimento del 28 maggio 2015, e nuovamente inserita con Provvedimento del 25 gennaio 2016 nelle specifiche tecniche del tracciato unico attualmente valide - nella descrizione dei  campi “Importo 1” e “Importo 2” dei rapporti con codice 1, 3, 9 e 10,  riporta l’indicazione esclusiva del saldo contabile quale valore atteso.

L’indicazione è peraltro rafforzata da quanto previsto dalle istruzioni del 9 agosto 2013 nella PARTE C paragrafo 1) -  CONTI CORRENTI E ALTRI RAPPORTI IN DIVISA ESTERA O MULTIDIVISA - laddove recita “Il saldo da valorizzare è quello contabile alla data di riferimento e non quello disponibile per effetto di eventuali affidamenti.”

Gli operatori finanziari tenuti all'obbligo d'indicazione del numero di codice fiscale dei clienti al momento dell'instaurazione o della cessazione di un rapporto continuativo, possono richiedere l'attribuzione del codice fiscale agli uffici dell'Agenzia in base ad uno dei seguenti presupposti:

  • su delega da parte del soggetto interessato;
  • direttamente in base all'articolo 6, comma 2, del DPR 605/1973.

L'operatore finanziario deve compilare l'apposito modello (AA4/8 per le persone fisiche, AA5/6 per i soggetti diversi dalle persone fisiche) barrando la casella relativa alla richiesta per l'attribuzione del codice fiscale di terzi (casella T del quadro A nel modello AA4/8 o casella 5 del quadro A nel modello AA5/6) e indicare il codice fiscale del richiedente.

E' possibile omettere l'indicazione del domicilio fiscale in Italia del soggetto estero, qualora ne sia privo, ma è obbligatoria l'indicazione del suo domicilio estero.
Se il soggetto per cui l'operatore finanziario richiede il codice fiscale è diverso da persona fisica non residente in Italia, privo di domicilio fiscale in Italia, ed il suo rappresentante è sprovvisto di codice fiscale, per quest'ultimo si possono indicare i soli dati anagrafici completi.
Nel quadro "Sottoscrizione" va indicato il codice fiscale della persona fisica che, avendone titolo, sottoscrive la richiesta.

Documentazione da allegare al modello:

  • dichiarazione dell'operatore finanziario richiedente che attesti la motivazione della richiesta stessa (l'operatore deve chiedere al cliente se possiede il codice fiscale italiano; qualora il cliente ne sia privo e non lo comunichi alla banca, l'operatore finanziario può rivolgersi all'Agenzia delle Entrate per chiederne l'attribuzione in base all'articolo 6, comma 2, del DPR 605/1973)
  • documenti richiesti dall'ufficio al fine di attestare la sussistenza dei requisiti soggettivi consistenti in:
    • persone fisiche: documento di identità;
    • soggetti diversi dalle persone fisiche: documento d'identità del rappresentante e documentazione che ne certifichi l'esistenza (es: atto costitutivo, statuto, visura camerale).

Trattandosi di richiesta effettuata da un operatore finanziario, la documentazione da produrre è quella, di fatto, già disponibile a quest'ultimo, giacché tenuto alla verifica della clientela ai sensi dell'art. 17 e seguenti del Decreto legislativo del 21 novembre 2007, n. 231 (prevenzione del fenomeno di riciclaggio e di finanziamento del terrorismo).

A conclusione del procedimento, gli uffici consegnano una copia del certificato di codice fiscale al richiedente che avrà cura di renderlo disponibile al soggetto interessato.

In generale, in base ai provvedimenti e alle circolari emanate in materia di Archivio dei rapporti le carte di debito, carte di credito e carte prepagate vanno segnalate secondo i criteri qui seguito indicati:

  1. Le carte di debito (ad es. quelle collegate ai circuiti bancomat o postamat)
    • vanno segnalate con il tipo rapporto codice 15;
    • è facoltativo segnalarle all'Archivio in caso in cui vi sia coincidenza tra titolare della carta e titolare o contitolare del conto, mentre in caso di risposta ad indagine finanziaria è sempre obbligatorio comunicare anche in relazione a detti soggetti titolari del conto la carta di debito con codice 15 fornendo tutti i dati contabili richiesti delle operazioni effettuate con la carta sul conto quali operazioni del rapporto carta;
    • vanno sempre segnalate se intestate a soggetti diversi dal titolare del conto corrente (v. Circolare n. 18/E del 4 aprile 2007);
  2. Le carte di credito
    • di tipo ordinario (senza IBAN) vanno segnalate con codice 15;
    • aziendali, vanno segnalate con codice 15 indicando i seguenti ruoli (v. Istruzioni per la compilazione del tracciato record e dei dati contabili (provvedimento del 25 marzo 2013 recante "modalità per la comunicazione integrativa annuale all'archivio dei rapporti finanziari"):
      • titolare: l'azienda/ente titolare del conto di regolamento della carta,
      • delegato: la persona fisica autorizzata all'utilizzo
  3. Le carte prepagate con IBAN vanno segnalate con il codice 01 (v. Provvedimento del 25 gennaio 2016 e successive modifiche e integrazioni). Detto codice 01 va utilizzato anche in caso di risposta ad indagine finanziaria.

Ciò detto, nel caso di variazione della natura della carta per esercizio dell'opzione da parte del cliente, per esempio da tipologia ordinaria (da segnalare con codice 15) a tipologia di prepagata con IBAN (da segnalare con codice 01), poiché si profila una novazione della tipologia del rapporto occorre che:

  • L'operatore finanziario provveda a chiudere il rapporto originario (nel caso in esempio di tipo 15) alla data in cui ha effetto il cambio di natura del prodotto;
  • Alla stessa data di cui sopra, l'operatore provvede a comunicare l'accensione del nuovo rapporto (nel caso in esempio carta IBAN) attribuendo un nuovo ID rapporto;
  • Nella comunicazione annuale l'operatore comunicherà i dati contabili in relazione ai due diversi ID rapporto e in coerenza alla tipologia dei rapporti stessi.

Con il provvedimento del 25 gennaio 2016 è specificato che nel periodo tra il 1° settembre e il 31 dicembre 2016 dovrà essere effettuata la riclassificazione al codice rapporto 01 delle Carte prepagate con IBAN comunicate, antecedentemente al 2016 e in essere al 1° gennaio 2016, con codice rapporto 15. Per effettuare tale aggiornamento occorre utilizzare un invio di tipo "2" straordinario e modalità di comunicazione "2" aggiornamento/sostituzione rapporto. Detto flusso, che ha un effetto di sostituire integralmente i dati dell'ID rapporto oggetto della comunicazione richiede la trasmissione dei seguenti dati in relazione al tipo rapporto 01:

  • date di apertura originarie del rapporto
  • CAB
  • riproposizione integrale dei soggetti che hanno partecipato al rapporto, dall'origine e fino all'attualità , con le relative date di partecipazione
  • dati contabili relativi al tipo rapporto 01, vale a dire:
    • saldi iniziali e finali per ciascun anno, a partire dal 2011
    • movimenti dare e avere, a partire dal 2011
    • giacenza media per gli anni dal 2014 in poi.

Quanto ora detto vale anche per le carte accese nel 2016 laddove comunicate con codice 15.

Le holding e le altre società finanziarie che svolgono attività non nei confronti del pubblico ai sensi dell'art. 10, comma 10 del decreto legislativo n. 141/2010, sono obbligati alla registrazione presso il Registro elettronico degli indirizzi (REI) e alle comunicazioni all'Archivio dei rapporti laddove svolgono prevalentemente attività finanziaria (vedere FAQ del 14 aprile 2016).

Qualora tali soggetti perdano i requisiti di prevalenza dell'attività finanziaria, sono tenuti a:

  1. comunicare la cessazione dell'indirizzo PEC, via Entratel mediante una comunicazione basata sul tracciato a questo link e avendo cura di valorizzare il campo del luogo di tenuta della contabilità.
    Si ricorda che:
    • l'accoglimento della richiesta di cancellazione è subordinata all'esito positivo delle attività istruttorie
    • la casella PEC, secondo quanto previsto dal provvedimento del 22 dicembre 2005, deve rimanere attiva per 30 giorni successivi alla richiesta di comunicazione al fine di dare seguito alle indagini in corso.
  2. inviare una autocertificazione all'ufficio Dati Enti Esterni sottoscritta dal legale rappresentante, in base al modello qui disponibile
  3. effettuare le ultime comunicazioni all'Archivio dei rapporti finanziari
  4. dopo 90 giorni, se non necessario per altri adempimenti, può chiedere la cessazione dell'utenza SID tramite l'apposito portale.

L'invio dei flussi correttivi o integrativi in relazione agli esiti di migrazione trasmessi dall'Agenzia è sempre tecnicamente possibile.

Il 29 luglio 2016 rappresenta la data di consolidamento dei saldi 2015 e, più in generale, delle comunicazioni pervenute con il tracciato unico fino a quella data compresi gli invii di correzione e sistemazione dei dati eventualmente effettuate dall'operatore finanziario sulla base di quanto emerso dalla messa a disposizione degli esiti di migrazione.

Pertanto, i flussi correttivi o integrativi successivi alla data di consolidamento saranno acquisiti ma gli esiti di elaborazione non ne terranno conto.

Peraltro, nel caso in cui la correttiva inviata oltre i termini risolva logicamente l'esito di elaborazione ricevuto, detto esito può ritenersi già sanato e non sarà necessario ripetere l'attività correttiva.

L'obiettivo della messa a disposizione degli esiti di migrazione è garantire un allineamento tra gli archivi dell'operatore finanziario e le informazioni comunicate all'Agenzia con le precedenti specifiche tecniche. Dovendo prevedere un piano di riallineamento progressivo, si suggerisce di programmare gli invii secondo la sotto indicata sequenza:

  1. Rapporti del tutto assenti negli esiti di migrazione;
  2. Rapporti con uno o più soggetti assenti rispetto all'ID rapporto restituito;
  3. Disallineamenti su dati anagrafici e altri dati caratteristici del rapporto;
  4. Presenza di rapporti non riscontrati negli archivi dell'operatore finanziario;
  5. Altri casi.

Il dato della giacenza media da comunicare all’Archivio per i rapporti per i quali è obbligatorio è sempre quella a credito, in relazione ai fondi depositati. Infatti, sia il provvedimento del 28 maggio 2015 che le istruzioni di compilazione della DSU pubblicate dall’INPS stabiliscono che “Per giacenza media annua si intende l’importo medio delle somme a credito del cliente in un dato periodo ragguagliato ad un anno. Il calcolo della giacenza media annua, ovvero dell’importo medio delle somme a credito del cliente in un dato periodo, ragguagliato ad un anno, si determina dividendo la somma delle giacenze giornaliere per 365, indipendentemente dal numero di giorni in cui il deposito/conto è rimasto aperto. In questo contesto con giacenze giornaliere si intendono indicare i saldi giornalieri per valuta.

Nel caso di conti correnti a debito si  verifica tecnicamente una esposizione e, pertanto, non è configurabile una giacenza media passiva dei libretti o dei conti di deposito che per loro natura sono sempre a credito.

Dal combinato disposto dell’art. 7, comma 1, lett. h), del D.L. n. 70/2011, dell’art. 3-quater del D.L. 2 marzo, n. 16/2012  tutti gli adempimenti fiscali con scadenza 30 (che cade di sabato) e 31 luglio 2016  (che cade di domenica) sono prorogati al 22 agosto 2016.

La data di scadenza per l’invio dei dati relativi ai rapporti accesi e delle chiusure intervenute nel mese di giugno 2016, è prevista per prevista per il 31 luglio e, pertanto, l’invio sarà considerato nei termini se effettuato entro il 22 agosto (ottenendo una ricevuta SID che attesti la correttezza dell’invio).
È il caso di notare che sotto il profilo tecnico:

  1. l’invio di nuovi rapporti accesi nel mese di giugno e delle chiusure dello stesso mese, trasmessi entro il 31 luglio sarà effettuato con il tipo invio ordinario;
  2. l’invio di nuovi rapporti accesi nel mese di giugno e comunicati dal 1° agosto, sarà effettuato con il tipo invio straordinario;
  3. l’invio di chiusure di rapporti intercorse nel mese di giugno e comunicati dal 1° agosto sarà effettuato tramite invio straordinario aggiornamento/sostituzione (2-2).

Con il tracciato unico il controllo sostanziale del CF è stato anticipato alla fase di invio dei flussi (con conseguente eliminazione degli esiti di elaborazione per tale tipologia di controllo).

Gli esiti sul CF riportati nella ricevuta SID in fase di invio sono di tre tipi:

  • codice fiscale non registrato in Anagrafe Tributaria;
  • codice fiscale base di omocodia;
  • codice fiscale attribuito con documenti falsi.

Ad eccezione del caso di codice fiscale attribuito con documenti falsi, l'arricchimento delle posizioni esitate con il codice fiscale corretto si effettua con un invio di tipo straordinario 2 e tipo comunicazione 2 "aggiornamento/sostituzione rapporti", secondo le specifiche tecniche allegate al provvedimento del 25 gennaio 2016. Infatti, queste posizioni sebbene esitate sono comunque registrate in banca dati.
In base al Provvedimento del 6 dicembre 2011 il termine per la correzione degli esiti in parola è di 90 giorni dalla data di ricezione della ricevuta SID.

Il titolare effettivo è stato introdotto dal provvedimento del 25 gennaio 2016 ed è uno dei ruoli che un soggetto può assumere in collegamento ad un rapporto comunicato all'Archivio.

Pertanto, in presenza di risposta ad una indagine finanziaria su un rapporto avente un titolare effettivo, detto soggetto va comunicato con il codice 008 – Altri collegamenti.

Analogamente a quanto previsto in materia di Archivio, anche per le indagini finanziarie la valorizzazione del titolare effettivo è dovuta per i rapporti accesi a partire dal 1° gennaio 2016.

Conformemente a quanto disposto dal Provvedimento recante disposizioni attuative per la tenuta dell'archivio unico informatico e per le modalità semplificate di registrazione di cui all'articolo 37, commi 7 e 8, del d. lgs. n. 231/2007, nel caso in cui l'acquisizione di un ramo d'azienda non determini la completa cessazione di attività finanziaria del cedente il cedente è responsabile di tutti gli atti eseguiti fino alla effettiva data di cessione del Ramo d'Azienda. Il cessionario, invece, ne è responsabile da quel momento in avanti.

Pertanto, relativamente alle problematiche legate all'Archivio dei Rapporti Finanziari:

  • il cedente comunica la chiusura del rapporto;
  • il cessionario comunica con un nuovo ID rapporto l'apertura alla data di cessione;
  • ciascun operatore deve dare riscontro – anche con la documentazione sottostante al rapporto – alle richieste di indagine di ciascun periodo in cui aveva in gestione (prima o dopo la cessione a seconda se si tratti dell'operatore cedente o cessionario).

Da quanto sopra indicato, il cessionario non avrà la necessità di ricevere dal cedente gli archivi elettronici contenenti le informazioni relative ai rapporti acquisiti, in quanto sarà il cedente ad esserne responsabile (in caso di richieste di indagine) fino alla data di cessione del ramo d'azienda.

Gli obblighi comunicativi di cui all' articolo 7, sesto e undicesimo comma, del decreto del Presidente della Repubblica 29 settembre 1973, n. 605, permangono nei confronti dei soggetti di cui al comma 10 dell'articolo 10 del dgls 141/2010. In riferimento alla comunicazione del dato del titolare effettivo del rapporto finanziario, si rappresenta che tale dato deve essere rilevato secondo i criteri applicabili ai fini della normativa antiriciclaggio, come indicato nell'Allegato 1 al Provvedimento del Direttore dell'Agenzia delle Entrate del 25 gennaio 2016.

Gli esiti rilasciati sul CF dalla ricevuta SID in fase di accoglienza dei flussi sono di tre tipi:

  • codice fiscale non registrato in Anagrafe Tributaria
  • codice fiscale base di omocodia
  • codice fiscale attribuito con documenti falsi

Ad eccezione della caso di codice fiscale attribuito con documenti falsi, l'arricchimento delle posizioni esitate con il codice fiscale corretto si effettua con un invio di tipo straordinario 2 e tipo comunicazione 2 "aggiornamento/sostituzione rapporti", secondo le specifiche tecniche allegate al provvedimento del 25 gennaio 2016. Infatti, queste posizioni sebbene esitate sono comunque registrate in banca dati.
In base al Provvedimento del 6 dicembre 2011 il termine per la correzione degli esiti in parola è di 90 giorni.

Ai fini del corretto inquadramento delle società finanziarie che svolgono attività non nei confronti del pubblico e della sussistenza degli obblighi di comunicazione della casella PEC per le indagini finanziarie e di comunicazione all'Archivio dei rapporti finanziari (soggetti iscritti all'abrogato elenco ex art. 113 TUB), occorre far riferimento a quanto stabilito dall'art. 10, comma 10 del decreto legislativo n. 141/2010. In particolare, le attività da considerare ai fini della prevalenza finanziaria sono:

  • L'attività di assunzione e gestione di partecipazione
  • La concessione di finanziamenti sotto qualsiasi forma
  • I prestiti obbligazionari
  • Il rilascio di garanzie.

L'acquisto di crediti, rientra tra le attività tipiche di finanziamento e, quindi, si rende applicabile la disciplina sopra indicata.

Sotto il profilo della classificazione ai fini del REI, appare corretto inquadrare l'operatore- quantunque non effettui l'attività di assunzione partecipazioni - nella tipologia 05 "Soggetti ex 113 TUB" considerando che a seguito della l'abrogazione di detto elenco ex art. 113 detta codifica è applicabile ai soggetti rientranti nell'articolo 10, comma 10 del decreto legislativo n. 141/2010 e non solo all'attività di assunzione partecipazioni.

Per correggere i dati dei saldi già inviati con flusso di tipo 3 è possibile procedere secondo due modalità alternative:

  • annullare il flusso dei saldi anno x attraverso comunicazione di tipo 9 "annullamento" e, ottenuta la ricevuta di esito 000 rilasciata dal SID sul flusso di annullamento, effettuare un nuovo invio di tipo 3 ordinario dell'intera posizione dei saldi precedentemente annullata – tale procedura è consigliata in caso di una percentuale di ID rapporto da correggere numericamente rilevante rispetto all'intero flusso;

oppure

  • inviare un ulteriore flusso di tipo 3 ordinario contenente esclusivamente gli ID rapporto che si intende correggere. I sistemi di elaborazione per tali identificativi acquisiranno in Archivio i dati pervenuti con il flusso successivo - tale procedura è consigliata in caso di una percentuale di ID rapporto da correggere non significativa rispetto all'intero flusso.

Per quanto riguarda le tempistiche di correzione:

  1. Se l'invio dei dati contabili - come detto tramite flusso di tipo 3 ordinario - avviene dopo il 15 febbraio ma entro i tempi di consolidamento dei saldi (15 maggio di ogni anno rispetto all'anno di invio n-1) i flussi sono accolti con ricevuta di tardività;
  2. Decorsi 90 giorni (quindi dal 16 maggio di ciascun anno rispetto all'invio dei dati anno n-1 e precedenti) sarà possibile procedere a correzioni dell'annualità di saldo soltanto con l'invio di tipo 2 straordinario comunicazione 2 "aggiornamento/sostituzione".

In caso di liquidazione volontaria (o di procedura concorsuale) si applica il punto 5 del provvedimento del 10 febbraio 2015, e non il precedente punto 4 (applicabile alla cessazione dell'operatore per cause diverse dalle procedure concorsuali e di liquidazione).

In sostanza, l'operatore finanziario

  1. durante la fase di liquidazione (o di svolgimento della procedura concorsuale):
    • mantiene attiva la propria utenza SID, al fine di effettuare le comunicazioni mensili (che riguarderanno presumibilmente soltanto cessazioni di rapporti alla data di effettiva chiusura o cessione ad altri operatori finanziari)
    • mantiene attiva la casella PEC al fine di ricevere le richieste di indagini finanziarie
  2. Conclusa la fase di liquidazione con il deposito del bilancio finale in Camera di Commercio (o di approvazione del riparto finale in caso di procedura concorsuale):
    • Invia entro 90 giorni i dati dei saldi dei rapporti attivi relativi al periodo infrannuale (vale a dire 1° gennaio anno conclusione liquidazione/data di deposito del bilancio) qualora siano presenti rapporti per i quali è prevista la comunicazione dei saldi
    • Effettua l'ultima comunicazione mensile di cessazione dei rapporti qualora ancora attivi
    • Effettua entro 30 giorni la comunicazione di cessazione della PEC al Registro Elettronico degli indirizzi - mediante Entratel o Fisco online - in base al tracciato allegato 5 al provvedimento del 12 novembre 2007 valorizzando il campo "luogo di tenuta della contabilità"
    • Successivamente dismette la propria utenza SID

I rapporti elencati possono essere correttamente assimilati a quelli considerati non rilevanti dalla Circolare 32/E del 2006 nonché a quelli esclusi dalla segnalazione in base alle istruzioni del 9 agosto 2013, nella parte in cui viene indicato che "Si precisa, inoltre, che non va segnalato il rapporto aperto in capo all'autorità giudiziaria per la gestione della procedura esecutiva o del fallimento. Occorre, infatti, tenere presente che la stessa Circolare n. 32/E del 2006, tra le operazioni non significative per i controlli annovera quelle compiute dai pubblici ufficiali e coadiutori di giustizia, tra i quali è espressamente indicato il curatore fallimentare".
Pertanto, la circostanza che detti rapporti abbiano la natura di libretti giudiziari aperti allo scopo di gestire procedure su input di un organo giudiziario consente di escluderli dalla segnalazione.

Considerando che per ogni rapporto comunicato deve essere presente almeno un soggetto titolare (codice ruolo 0 o 4), occorre distinguere tra garanzie rilasciate e ricevute:

  • nel caso di garanzia prestata, il cliente e/o il terzo in favore dei quali la garanzia viene rilasciata vanno segnalati con codice ruolo titolare 0 o 4
  • nel caso di garanzia ricevuta da terzi, il garantito viene segnalato con codice 08 e il terzo garante con il codice ruolo 0 o 4
  • in ogni caso, il finanziamento collegato alla garanzia va segnalato come rapporto autonomo con codice 18, salvo quanto indicato al paragrafo 4.3 della circolare n. 18/E del 2007.

La codifica è dovuta – al pari degli altri codici ruolo di nuova introduzione - a partire dai rapporti accesi dal 1° gennaio 2016. Le specifiche tecniche consentono, comunque, di comunicare le nuove codifiche anche per i rapporti già in essere a detta data ovvero accesi anteriormente.

In genere, si fa presente che la segnalazione con codice ruolo 8 è dovuta solo in caso di garanzia prestata da terzi al proprio cliente. Pertanto, fermo restando il codice ruolo 0 o 4 per il terzo prestatore della garanzia, si riferirà il codice ruolo 8, a seconda dei casi :

- al cliente, garantito nei confronti dell’operatore finanziario che invia la comunicazione;
- allo stesso operatore finanziario, che ottiene garanzia per sé.

La data può essere inizializzata a spazi o col valore 01010001, a meno che non sia esplicitamente richiesto nelle specifiche tecniche allegate al provvedimento del 25 gennaio 2016. In sostanza, la data di nascita nel caso di persona giuridica, può essere valorizzata a space o 01010001, invece le date di fine partecipazione o di chiusura di un rapporto devono essere valorizzate con 01010001, laddove non sono impostate.

Il titolare effettivo, codice ruolo 7 è dovuto per i rapporti accesi a partire dal 1° gennaio 2016. Detto codice ruolo deve coesistere con almeno un soggetto titolare del rapporto comunicato con codice ruolo "0" persona giuridica. È possibile inserire più soggetti titolari effettivi con il codice ruolo 7 all'interno dello stesso rapporto.

Nel caso in cui lo stesso soggetto abbia contemporaneamente più ruoli all'interno dello stesso rapporto, ad es. delegato e titolare effettivo, è possibile comunicare la stessa anagrafica due volte: in un record sarà inserito il soggetto con codice ruolo 5, e in un altro con codice ruolo 7.

Con effetto dal 31 maggio 2010 vi è l'obbligo, previsto dall'art. 6, comma 1, lettera g-quinquies del d.P.R. n. 605/1973, di indicazione del codice fiscale "gli atti o negozi delle società e degli enti di cui all'articolo 32, primo comma, numero 7), del decreto del Presidente della Repubblica 29 settembre 1973, n. 600, conclusi con i clienti per conto proprio ovvero per conto o a nome di terzi clienti, riguardanti l'apertura o la chiusura di qualsiasi rapporto continuativo." Tale norma è stata inserita dall'art. 34 del d.l. n. 78/2010 e si applica:

  • A tutte le tipologie di clientela, sia PF che PNF
  • Ai rapporti continuativi aperti successivamente al 31 maggio 2010
  • Ai rapporti continuativi in essere alla data del 31 maggio 2010, poiché la norma stabilisce che l'obbligo di rilevazione opera anche in al momento della chiusura del rapporto da parte del cliente. In relazione a detti rapporti è opportuno non attendere il momento di cessazione del rapporto ma acquisire il codice fiscale in modo graduale, in occasione della prima operazione nella quale il titolare o il delegato del rapporto interviene direttamente e comunque al momento dell'adeguata verifica periodica effettata ai fini antiriciclaggio".

Si, non è corretto l'invio con una PEC unica di più flussi. Al fine del buon esito dell'invio si ricorda che occorre attendere l'esito della ricevuta rilasciata dal sistema SID e trasmessa sulla stessa PEC di invio.

Si applicano le disposizioni del punto 4 del provvedimento del 10 febbraio 2015:

In caso di cessazione dell'operatore finanziario si applicano le disposizioni del punto 4 del provvedimento del 10 febbraio 2015 per quanto riguarda l'Archivio e del punto 6 del provvedimento per quanto riguarda il Registro elettronico degli indirizzi.

In particolare, l'operatore finanziario incorporato deve:

  1. tenere attiva l'utenza SID per il tempo necessario ad effettuare gli ultimi adempimenti e per almeno 90 giorni dalla cessazione
  2. mantenere attiva la casella PEC nei 30 giorni successivi alla data indicata sulla ricevuta telematica della comunicazione cessazione
  3. dare riscontro alle richieste di indagine finanziaria eventualmente pervenute nei trenta giorni successivi alla comunicazione di cessazione.

Nel caso particolare in cui un operatore finanziario venga incorporato in un soggetto non operatore finanziario non obbligato agli adempimenti correlati all'iscrizione al REI (indagini, monitoraggio, FATCA/CRS) la comunicazione di chiusura della PEC va gestita come un caso di cessazione senza confluenza e pertanto non deve essere compilata la sezione del tracciato record relativa all'incorporante. Dovrà essere invece evidenziato il luogo di tenuta delle scritture contabili.

Occorre distinguere il caso in cui l'operazione straordinaria comporta una confluenza totale oppure parziale:

  • le vicende societarie che comportano la confluenza totale di un operatore finanziario in un altro* sono gestite con la tipologia di comunicazione di tipo 8 = Presa in carico di rapporti; inoltre, è necessario che l’operatore incorporato abbia correttamente comunicato la cancellazione dal registro PEC nel REI per le Indagini Finanziarie della PEC in modo da consentire all’Agenzia di eseguire correttamente la confluenza anche ai fini delle indagini finanziarie. La comunicazione di cessazione PEC vale anche a fini amministrativi e, pertanto, non occorre ulteriore comunicazione all’Ufficio;
  • Le vicende societarie che comportano la confluenza parziale sono gestite con la tipologia di comunicazione di tipo 7 = Cambio ID rapporto. L'invio della tipo 7 deve essere sempre preceduta da una comunicazione amministrativa da inviare all'indirizzo dc.ti.datientiesterni@agenziaentrate.it nella quale si descrive sinteticamente l'operazione e i codici fiscali degli operatori interessati. A seguito del nulla osta da parte del competente Ufficio è possibile inviare il flusso di tipo 7.

La comunicazione annuale relativa ai tipi rapporto 08, 11, 13, 16, 17, 18, 19, 20, 21, 22, 99 era necessaria – secondo le precedenti specifiche tecniche - al solo fine di comunicare gli ID rapporto.

Tale informazione, con l'adozione del tracciato unico, è presente nella comunicazione mensile nel flusso di comunicazione dei nuovi rapporti e pertanto secondo quanto stabilito dal Provvedimento del 25 gennaio 2016 non deve più essere inviata la comunicazione annuale dei dati contabili per dette tipologie.

Si ricorda che la comunicazione di assenza informazioni (tipo 7) non è più prevista.